Archivácia dokumentov je neoddeliteľnou súčasťou vedenia účtovníctva. Účtovným jednotkám vyplýva zo zákona povinnosť chrániť a uchovávať účtovnú dokumentáciu určeným spôsobom a počas ustanovenej doby. Zmyslom archivácie je zabezpečenie dostupnosti a integrity účtovných dokladov v prípade potreby ich overenia alebo kontroly. Nesplnenie tejto povinnosti sa považuje za správny delikt, za ktorý vám môže daňový úrad uložiť pokutu od 100 až do 100 000 eur.

Archivácia dokumentov podľa zákona: Vzťahuje sa povinnosť aj na vás?

Archivácia účtovných dokladov je povinnosťou každej účtovnej jednotky, to znamená každého, kto je považovaný za účtovnú jednotku podľa zákona č. 431/2022 Z. z. o účtovníctve (ďalej len zákon o účtovníctve). 

Povinnosť archivácie dokumentov sa teda vzťahuje na:

• právnické osoby, ktoré majú sídlo na území Slovenskej republiky,
• zahraničné právnické osoby, ak na území Slovenskej republiky podnikajú alebo vykonávajú inú činnosť podľa osobitných predpisov,
• fyzické osoby, ktoré podnikajú alebo vykonávajú inú samostatnú zárobkovú činnosť, ak preukazujú svoje výdavky vynaložené na dosiahnutie, zabezpečenie a udržanie príjmov na účely zistenia základu dane z príjmov podľa osobitného predpisu (netýka sa fyzických osôb, ktoré vedú daňovú evidenciu podľa osobitného predpisu),
• obchodné spoločnosti a družstvá.

Uchovávať účtovnú dokumentáciu po dobu zákonom stanovených lehôt teda musia aj s.r.o.-čky, akciové spoločnosti, obecné a mestské organizácie, štátne a verejné inštitúcie, fyzické osoby – podnikatelia, ktoré vedú jednoduché alebo podvojné účtovníctvo, subjekty, ktoré podliehajú auditu a neziskové organizácie, ktoré vedú účtovníctvo a produkujú účtovné závierky.

Dobre vedieť: Archivácia účtovných dokladov SZČOPovinnosť archivovať účtovné doklady nemajú subjekty, na ktoré sa nevzťahuje povinnosť viesť účtovníctvo, teda napríklad drobní podnikatelia, ktorí si uplatňujú paušálne výdavky a nevedú účtovníctvo. Ak si SZČO neuplatňuje paušál, povinnosť doklady archivovať má.

Ako viesť a uchovávať účtovnú dokumentáciu v súlade so zákonom?

Problematika archivácie účtovných dokladov je upravená hneď v niekoľkých zákonoch:

• Účtovnou dokumentáciou vrátane jej uchovávania a ochrany sa primárne zaoberá zákon o účtovníctve v § 31 – § 36. 
• Samotnú archiváciu dokumentov upravuje aj zákon č. 395/2002 Z. z. o archívoch a registratúrach. 
• Pri archivácii dokumentov obsahujúcich osobné údaje, najmä pri archivácii mzdových dokumentov, treba sledovať aj zákon č. 18/2018 Z. z. o ochrane osobných údajov. 
• Dokumenty slúžiace na preukázanie daňovej povinnosti je potrebné uchovávať aj podľa požiadaviek zákona č. 595/2003 Z. z. o dani z príjmov a zákona č. 222/2004 Z. z. o dani z pridanej hodnoty.

Pravidlá archivácie účtovných dokladov

Účtovnú dokumentáciu tvoria všetky účtovné záznamy, ktoré môžu mať listinnú alebo elektronickú podobu. Účtovná jednotka je pritom oprávnená účtovné záznamy transformovať z listinnej podoby do elektronickej (napríklad skenovaním) a naopak (napríklad vytlačením) v súlade so zvoleným spôsobom ich uchovávania. Transformovať možno len záznamy, ktoré ešte neboli transformované.

Zákon stanovuje všetkým účtovným jednotkám povinnosť zabezpečiť:

• vierohodnosť pôvodu účtovných záznamov – vyhotoviteľ musí byť schopný preukázať, že účtovný záznam naozaj vyhotovil a prijímateľ musí vedieť preukázať, že účtovný záznam pochádza od vyhotoviteľa, 
• neporušenosť obsahu účtovných záznamov – zaslaním, sprístupnením alebo transformáciou účtovného záznamu nesmie dôjsť k zmene jeho obsahu a
• čitateľnosť účtovných záznamov – záznam musí byť čitateľný ľudským okom.

Tieto podmienky musia byť dodržané od okamihu vyhotovenia účtovnej dokumentácie, jej prijatia alebo sprístupnenia až do ukončenia stanovenej doby archivácie dokumentov.

Vierohodnosť pôvodu účtovného záznamu a neporušenosť obsahu môžete zabezpečiť podpisom (vrátane kvalifikovaného elektronického podpisu) zodpovednej osoby, elektronickou výmenou údajov alebo vnútorným kontrolným systémom účtovných záznamov.

Ak zistíte, že účtovný záznam je neúplný, nepreukázateľný, nesprávny alebo nezrozumiteľný, ste povinný ho opraviť. Opravu však musíte vykonať tak, aby bolo možné určiť zodpovednú osobu, deň opravy a obsah opravovaného účtovného záznamu pred aj po oprave. Na opravu účtovného zápisu treba vždy vyhotoviť účtovný doklad.

Každá účtovná jednotka je v zmysle zákona povinná zabezpečiť ochranu účtovnej dokumentácie proti strate, odcudzeniu, zničeniu alebo poškodeniu. Táto povinnosť sa rovnako vzťahuje na ochranu účtovných technických prostriedkov, nosičov informácií a programového vybavenia. Musíte ich chrániť pred zneužitím, poškodením, zničením, neoprávnenými zásahmi, neoprávneným prístupom, stratou a odcudzením.

Samostatnou kategóriou je mzdová dokumentácia, ktorá obsahuje citlivé osobné údaje. Archivácia mzdových dokumentov (ako sú výplatné pásky, pracovné zmluvy, dohody o mzdách, prehľady o platbách na poistné, doklady o daniach a odvodoch) sa okrem iného riadi aj zákonom o ochrane osobných údajov. Mzdové dokumenty musia byť uložené v uzamknutých priestoroch alebo digitálne šifrované (v prípade elektronických dokumentov), aby sa predišlo ich zneužitiu. Zamestnávateľ musí zabezpečiť, že prístup k mzdovým dokumentom bude mať len oprávnená osoba, ktorá je poverená spracovaním týchto údajov.

Elektronické uchovávanie účtovných dokladov podľa zákona

Archivácia účtovných dokladov v elektronickej podobe je podľa zákona možná, pokiaľ je zabezpečená jej integrita, čitateľnosť a dostupnosť v prípade potreby. Na elektronické uchovávanie sa vzťahujú rovnaké pravidlá a lehoty ako na štandardné listinné doklady. Elektronickým uchovávaním sa rozumie uloženie účtovnej dokumentácie na dátovom nosiči. Pre elektronickú archiváciu dokumentov vo firme je potrebné zabezpečiť vhodné technické podmienky, ako je pravidelné zálohovanie a ochrana proti neoprávnenému prístupu.

Doba archivácie dokumentov

Lehoty archivácie dokumentov, ktoré sú súčasťou účtovníctva, sú stanovené predovšetkým v § 35 zákona o účtovníctve. Tieto lehoty sú povinné pre všetky subjekty, ktoré vedú účtovníctvo a týkajú sa nielen samotných účtovných dokladov, ale aj iných materiálov, ktoré sú súčasťou účtovnej dokumentácie.

Vo všeobecnosti platí, že lehota archivácie účtovných dokladov je 10 rokov od konca účtovného obdobia, ktorého sa týkajú. To znamená, že účtovné doklady musíte uchovávať aspoň po dobu 10 rokov od posledného dňa účtovného obdobia, v ktorom bola transakcia zaznamenaná. Ak ide o účtovné doklady za konkrétny rok, musia byť uložené do konca 10. roka po uzávierke účtovného obdobia.

Konkrétne lehoty archivácie sú stanovené nasledovne:

10 rokov nasledujúcich po roku, ktorého sa týkajú, sa archivujú:

• účtovná závierka, výkazy vybraných údajov z účtovných závierok a výročná správa,
• účtovné doklady ako faktúry (prijaté a vydané), pokladničné doklady, bankové výpisy, príjmové a výdavkové doklady,
• účtovné knihy, zoznamy účtovných kníh, zoznamy číselných znakov, symbolov a skratiek použitých v účtovníctve, odpisový plán, inventúrne súpisy, inventarizačné zápisy, účtový rozvrh,
• účtovné záznamy, ktoré sú nositeľmi informácie týkajúcej sa spôsobu vedenia účtovníctva, účtovné záznamy, ktorými sa určuje systém uchovávania účtovnej dokumentácie,
• správa audítora (ak má účtovná jednotka povinnosť overovania účtovnej závierky audítorom).

Správa s informáciami o dani z príjmov a správa o udržateľnosti sa archivujú 5 rokov nasledujúcich po roku, ktorého sa týkajú.

Dobre vedieť: Ak prebieha správne, trestné alebo iné konania, účtovné záznamy, ktoré sa ho týkajú, je potrebné uchovávať minimálne do konca účtovného obdobia nasledujúceho po účtovnom období, v ktorom sa skončila lehota na ich preskúmanie.

Účtovné záznamy, ktoré sa týkajú záručných lehôt, sa uchovávajú počas doby trvania záručnej lehoty.

Účtovné záznamy nezinkasovaných pohľadávok alebo nezaplatených záväzkov sa archivujú do konca účtovného obdobia nasledujúceho po účtovnom období, v ktorom došlo k ich inkasu alebo zaplateniu.

Iné pravidlá sa vzťahujú na archiváciu dokumentov s  historickou hodnotou. Zákon o archívoch a registratúrach hovorí, že dokumenty s právnou, historickou alebo administratívnou hodnotou môžu byť archivované aj po uplynutí 10 rokov, a to natrvalo, ak sú považované za archívny materiál. Pre účtovné dokumenty, ktoré majú historickú hodnotu (napríklad veľmi staré a dôležité zmluvy, účtovné zápisy alebo dokumenty, ktoré môžu mať historický alebo právny význam), môže byť archivácia predĺžená alebo zvolená iná lehota podľa rozhodnutia príslušného archívu.

Ak ide o dokumenty, ktoré slúžia na preukázanie daňovej povinnosti, je potrebné ich uchovávať aj podľa požiadaviek zákona o dani z príjmov a zákona o DPH. Na uchovávanie faktúr podľa zákona o DPH platí tiež lehota 10 rokov.

Likvidácia účtovných dokladov

Ak ako účtovná jednotka netvoríte záznamy s trvalou dokumentárnou hodnotou (čo sa vzťahuje na väčšinu podnikateľov), môžete ich v zmysle zákona o archívoch a registratúrach likvidovať bez vyraďovacieho konania. Možno tak urobiť po uplynutí zákonnej lehoty na archiváciu. Dokumenty však nemôžete zlikvidovať, ak existujú dôvody na ich ďalšie uchovávanie (napríklad pre potreby prebiehajúceho daňového alebo právneho konania).

V prípade, že dokumenty obsahujú osobné údaje (napríklad o zamestnancoch), musíte ich likvidáciu vykonať spôsobom, ktorý zabezpečuje ochranu týchto údajov v súlade so zákonom o ochrane osobných údajov a GDPR. Takéto dokumenty by ste mali skartovať alebo zničiť takým spôsobom, aby nebolo možné ich zvyšky zrekonštruovať.

Likvidácia účtovných dokladov pritom prebieha podľa toho, či ide o listinnú alebo elektronickú dokumentáciu nasledovne: 

• Likvidácia listinnej dokumentácie. Zvyčajne sa likvidujú papierové dokumenty (faktúry, výpisy z účtov, pokladničné doklady, zmluvy a pod.) prostredníctvom skartovačky. Dokumenty by sa mali skartovať na veľmi malé kúsky, aby sa zabránilo ich opätovnému zloženiu a použitiu.
• Likvidácia elektronickej dokumentácie. Ak účtovná dokumentácia existuje v elektronickej podobe, dokumenty je potrebné vymazať z databáz, diskov a iných úložných médií. Pre úplné a neobnoviteľné vymazanie súborov by mal byť použitý špeciálny softvér na bezpečné vymazanie dát, ktorý umožňuje úplné zničenie údajov, napríklad programy na prepisovanie diskov.

Je dôležité, aby si ste ako účtovná jednotka vyhotovili záznam o likvidácii účtovnej dokumentácie, ktorý by mal obsahovať informácie o tom, aké dokumenty boli zlikvidované, kedy a kým bola likvidácia vykonaná a spôsob, akým bola likvidácia realizovaná. Tento záznam je dôležitý pre vašu vlastnú potrebu aj pre účtovné a právne audity.

Účtovné programy a softvéry dnes podnikateľom výrazne uľahčujú vedenie účtovníctva, čím šetria čas a minimalizujú náklady. Vedenie účtovníctva je zákonnou povinnosťou pre všetky právnické aj fyzické osoby, ktoré podnikajú alebo vykonávajú samostatnú zárobkovú činnosť. Moderné softvérové riešenia ponúkajú prehľadné nástroje, ktoré pomáhajú zvládnuť túto agendu efektívne a bez zbytočnej záťaže. Kľúčom k úspechu je však výber programu, ktorý bude vyhovovať konkrétnym potrebám vášho podnikania. Aké možnosti máte k dispozícii a ako si vybrať ten správny účtovný softvér?

Prečo potrebujete účtovný program? 

V dobe, keď inteligentné účtovné programy dokážu za pár sekúnd urobiť to, na čom človek pracuje hodiny, je vedenie účtovníctva v excelovských tabuľkách, či dokonca s perom a kalkulačkou, už definitívne za zenitom. Okrem časovej úspory vykazujú účtovné softvéry aj nižšiu chybovosť, pracujú spoľahlivejšie a pri pravidelnej aktualizácii dokážu do účtovníctva okamžite zapracovať všetky legislatívne zmeny, overiť výpočet DPH či spoľahlivosť obchodného partnera. Ako podnikateľ sa tak nemusíte báť prešľapov, ktoré by vám neskôr s radosťou spočítala napríklad daňová kontrola.

Účtovné softvéry prinášajú výhody firmám aj živnostníkom

Dobrý účtovný softvér oceníte, ak ste súčasťou firmy, ktorá nemá externého účtovníka, ale  vedie si agendu interne. Jeden program vám dokáže zastrešiť prakticky všetko od objednávok a fakturácie, cez sklady, majetok, mzdy a výdavky na služobné cesty až po dane, štatistiky a dáta o výdavkoch a výnosoch, slúžiace pre riadenie ďalšieho podnikania.

Účtovné programy sú však praktickým riešením aj v prípade, ak vám doklady spracúva externý účtovník alebo firma. Ich implementáciou si minimálne zjednodušíte a urýchlite elektronické odovzdávanie faktúr. Z našej praxe však vieme, že väčšina firiem rýchlo nabehne aj na rozšírené funkcie týchto programov, pretože im umožňujú mať celú dôležitú agendu firmy takpovediac „pod jednou softvérovou strechou“.

Ak ste SZČO, ktorá vedie len jednoduché účtovníctvo alebo daňovú evidenciu, možnosti máte o niečo širšie. Väčšine z vás bude pravdepodobne postačovať dobrá aplikácia pre online fakturáciu, ktorá vám pomôže získať prehľad o výdavkoch a príjmoch, ponúkne adresár pre obchodné kontakty či prepojenie s účtom.

Niektoré aplikácie pre jednoduché účtovníctvo poskytujú aj software zadarmo. Spravidla ide o štartovacie balíky, ktoré umožňujú najmä rýchlu fakturáciu či tvorbu ponúk. Balíky zadarmo však môžu byť obmedzené počtom dní (napríklad 30 dní na skúšku zadarmo) alebo počtom záznamov, ktoré vás neskôr pravdepodobne privedú k rozšíreniu vo forme platených služieb. Po takomto otestovaní však už budete s určitosťou vedieť, či sa vám do programu oplatí investovať.

Ak vám takéto programy už funkčne nepostačujú (napríklad z dôvodu prijatia zamestnancov a vedenia mzdového účtovníctva) a potrebujete zvládnuť rastúcu administratívu, riešením je prejsť na robustnejší ekonomický software.

Prečítajte si tiež: Ako správne vypočítať čistú mzdu zamestnanca

Každopádne, kvalitný účtovnícky program oceníte najmä v prípadoch, ak:  

• vás fakturácia oberá o čas, ktorý by ste mohli venovať podnikaniu,
• je váš pôvodný spôsob vedenia účtovníctva už zdĺhavý a neprehľadný,
• sa strácate v neustálych legislatívnych zmenách,
• by ste kvôli rozrastajúcej sa agende potrebovali prijať nového zamestnanca,
• ste začali prijímať zamestnancov a potrebujete viesť mzdové účtovníctvo,
• ste si otvorili e-shop a potrebujete ho napojiť na účtovný systém,
• potrebujete viesť sklad,
• chcete mať celé účtovníctvo zastrešené jedným programom.

Ako vybrať účtovný program?

Každá zmena v podnikaní si vyžaduje čas a financie, preto sa oplatí urobiť ju len raz a poriadne, ideálne s perspektívou na niekoľko rokov. Inak to nie je ani s výberom a implementáciou nového účtovníckeho programu. Ak sa v tomto kroku unáhlite, môžete si spôsobiť nemalé komplikácie. Podnikatelia sa potom často sťažujú napríklad na to, že: 

• im v účtovnom programe chýbajú niektoré dôležité funkcie,
• práca v účtovnom programe je príliš zložitá a zdĺhavá,
• im chýba možnosť zaškolenia a používateľské licencie pre nových zamestnancov,
• zákaznícka podpora nie je dostatočná,
• program je príliš drahý,
• dodávateľ prestal program aktualizovať a podobne.

Na trhu dnes pritom nájdete množstvo inteligentných účtovných programov. V skutočnosti väčšina stabilných dodávateľov ponúka naozaj kvalitné softvérové riešenia. K problémom dochádza spravidla preto, že podnikatelia si nedali tú námahu vybrať ten správny účtovný systém vzhľadom na potreby vlastnej firmy. 

Ak sa chcete tejto chybe vyhnúť, hneď na začiatku dôkladne zvážte odpovede na tieto otázky: 

• Aký druh účtovníctva budete viesť? Jednoduché účtovníctvo, podvojné účtovníctvo, daňová evidencia? 
• Aký balík funkcií naozaj potrebujete? Ktoré funkcie sú pre vás nevyhnutné? Ktoré funkcie uvítate, prípadne ich budete potrebovať vyhliadkovo? Ktoré funkcie sú nadbytočné a môžu vám zbytočne skomplikovať prácu?
• Koľko ľudí bude v účtovnom systéme pracovať? Koľko používateľských licencií budete potrebovať?
• Koľko môžete/chcete do účtovného softvéru investovať? S akou vstupnou investíciou počítate? Koľko si môžete dovoliť vyčleniť na prevádzku systému na ročnej báze?

Požiadavky na funkcie účtovných softvérov

Väčšina dodávateľov účtovných softvérov má v ponuke rôzne úrovne programových balíčkov, ktorými dokáže pokryť potreby podnikateľov od živnostníkov a malých firiem až po veľké spoločnosti. Pri rozhodovaní preto zvážte predovšetkým:

#1 Základné funkcie softvéru

V základnom účtovnom programe môžete najčastejšie očakávať tieto funkcie:

• jednoduché alebo podvojné účtovníctvo,
• fakturácia,
• adresár,
• objednávky,
• financie,
• mzdová agenda,
• daňová evidencia,
• evidencia majetku a podobne. 

#2 Rozšírené funkcie softvéru

V závislosti od potrieb vašej firmy môžete hľadať vyššie programové balíky alebo doplnky k účtovným programom obsahujúce niektoré z týchto funkcií:

• reporting, analýzy, 
• kniha jázd, cestovné príkazy,
• skladové hospodárstvo,
• prepojenie s e-shopom,
• napojenie na pokladňu a ďalšie. 

Náš tip: Dodávatelia väčšinou poskytujú možnosť vyskúšať si ich účtovný softvér zadarmo v tzv. demo verzii. Môžete sa tak zoznámiť s používateľským prostredím, overiť si jednotlivé funkcie, výstupy a zostavy. Následne sa rozhodnete, či plynule prejdete na plnú platenú verziu alebo si vyberiete iný účtovný program.

#3 Dodávateľ účtovného programu

Ďalším atribútom, ktorý sa oplatí pred kúpou účtovného programu rozhodne prehodnotiť, je spoľahlivosť a odbornosť dodávateľa. Vyberte si softvér od spoločnosti, ktorá funguje na trhu stabilne niekoľko rokov. Zabehnuté spoločnosti nielenže poskytujú kvalitnejšie a komplexnejšie služby, ale je tiež predpoklad, že na trhu vydržia a budú svoje produkty pravidelne aktualizovať a naďalej podporovať.

Skôr, než sa pre nejaký softvér definitívne rozhodnete, zistite si referencie a hodnotenia iných podnikateľov, ideálne firiem podobného zamerania alebo veľkosti, ako je tá vaša. Určite sa tiež uistite, či vami zvolený dodávateľ poskytuje aj programové balíky s pokročilými funkciami, prípadne doplnkové produkty k vami zvolenému účtovnému programu. Môžete si tak byť istí, že ak sa vaše podnikanie v budúcnosti rozrastie alebo posunie aktuálne neplánovaným smerom, jednoducho si svoj účtovný program rozšírite, napríklad o sklady alebo mzdy. Nebudete tak musieť opätovne riešiť výber a implementáciu nového účtovného softvéru.

#4 Kvalita podpory: Komunikácia a návody

Zvoleného dodávateľa sa pýtajte aj na spôsob, akým komunikuje s klientmi – či už pri samotnej implementácii systému alebo pri jeho ďalšej prevádzke vo firme. Zistite si, aká je odozva podpory, ako rýchlo dokáže vyriešiť vzniknuté problémy, či poskytuje telefonickú inštruktáž, manuály alebo videonávody. 

Zaujímajte sa o to, ktoré služby podpory získate k zvolenému programu automaticky a ktoré si budete musieť priplatiť. Dokážete tak predísť značným komplikáciám.

#5 Cena účtovného programu

Pri prehodnocovaní ceny účtovného softvéru zvážte všetky súčasné aj budúce náklady. Dajte si pozor nielen na cenu samotnej licencie, ale aj na platby za potrebné odborné školenia, podporu, prípadný servis a rozšírenia, ktoré by ste v budúcnosti mohli vo vašej firme potrebovať. 

Informujte sa u dodávateľa, koľko by vás perspektívne mohla stáť zmena typu licencie v prípade, ak budete potrebovať pridať viacerých používateľov alebo prejsť na vyšší balíček. Tiež si preverte výšku nákladov na prípadné hardvérové vylepšenia, ak budú potrebné.

#6 Náročnosť implementácie účtovného programu

Zaujímajte sa o náročnosť implementácie zvoleného účtovného programu vo vašej firme. Zistite si, aké sú minimálne a optimálne systémové požiadavky, či budete musieť investovať do nových technológií, aké sú možnosti importu vašich aktuálnych dát a možnosti zaškolenia zamestnancov do práce v systéme. 

Overte si, či dodávateľ poskytuje úvodné školenia v cene alebo ich budete musieť dofinancovať, či existuje možnosť online školení, individuálneho zaškolenia lektorom, prípadne školenia priamo vo vašej firme.

#7 Ďalšie dôležité vlastnosti účtovného programu

Prácu v každom účtovnom programe zásadne ovplyvňuje jeho používateľské prostredie. Malo by byť zmysluplne usporiadané, prehľadné, v zásade jednoduché a intuitívne. Obraz si najrýchlejšie urobíte vďaka videonávodom alebo videoukážkam práce v jednotlivých systémoch, prípadne testovaním vyššie spomínaných demo verzií.

Pri testovaní softvéru si všímajte aj rýchlosť odozvy. Reaguje systém pružne a rýchlo aj pri komplikovanejších procesoch alebo je strnulý a pomalý? Pýtajte sa, ako sa mení rýchlosť odozvy pri vyššom zaťažení, napríklad pri súčasnej práci viacerých používateľov. Aj menšie zdržania budú postupne pri rutinnej práci otravné.

Dôležitým atribútom sú aj výstupy, ktoré dokáže vami zvolený účtovný program generovať. Zistite si, aké prehľady a štatistiky budete mať k dispozícii, na základe akých parametrov si dokážete usporiadať výstupné dáta, či budete mať jednotlivé údaje dostupné aj v grafickej podobe, aké tlačové zostavy budete môcť vytvárať a odosielať partnerom alebo externému účtovníkovi.

Na záver si nezabudnite overiť, ako budú vaše dáta v účtovnom systéme zabezpečené. Pýtajte sa, kde budú uložené (priamo u používateľa alebo na serveri), ako je zabezpečené zálohovanie, ako sa budú presúvať po sieti. Ak bude v účtovnom systéme pracovať viac používateľov, zistite si tiež, do akej miery dokážete špecifikovať ich prístupové oprávnenia.