Účtovné programy a softvéry dnes podnikateľom výrazne uľahčujú vedenie účtovníctva, čím šetria čas a minimalizujú náklady. Vedenie účtovníctva je zákonnou povinnosťou pre všetky právnické aj fyzické osoby, ktoré podnikajú alebo vykonávajú samostatnú zárobkovú činnosť. Moderné softvérové riešenia ponúkajú prehľadné nástroje, ktoré pomáhajú zvládnuť túto agendu efektívne a bez zbytočnej záťaže. Kľúčom k úspechu je však výber programu, ktorý bude vyhovovať konkrétnym potrebám vášho podnikania. Aké možnosti máte k dispozícii a ako si vybrať ten správny účtovný softvér?

Prečo potrebujete účtovný program? 

V dobe, keď inteligentné účtovné programy dokážu za pár sekúnd urobiť to, na čom človek pracuje hodiny, je vedenie účtovníctva v excelovských tabuľkách, či dokonca s perom a kalkulačkou, už definitívne za zenitom. Okrem časovej úspory vykazujú účtovné softvéry aj nižšiu chybovosť, pracujú spoľahlivejšie a pri pravidelnej aktualizácii dokážu do účtovníctva okamžite zapracovať všetky legislatívne zmeny, overiť výpočet DPH či spoľahlivosť obchodného partnera. Ako podnikateľ sa tak nemusíte báť prešľapov, ktoré by vám neskôr s radosťou spočítala napríklad daňová kontrola.

Účtovné softvéry prinášajú výhody firmám aj živnostníkom

Dobrý účtovný softvér oceníte, ak ste súčasťou firmy, ktorá nemá externého účtovníka, ale  vedie si agendu interne. Jeden program vám dokáže zastrešiť prakticky všetko od objednávok a fakturácie, cez sklady, majetok, mzdy a výdavky na služobné cesty až po dane, štatistiky a dáta o výdavkoch a výnosoch, slúžiace pre riadenie ďalšieho podnikania.

Účtovné programy sú však praktickým riešením aj v prípade, ak vám doklady spracúva externý účtovník alebo firma. Ich implementáciou si minimálne zjednodušíte a urýchlite elektronické odovzdávanie faktúr. Z našej praxe však vieme, že väčšina firiem rýchlo nabehne aj na rozšírené funkcie týchto programov, pretože im umožňujú mať celú dôležitú agendu firmy takpovediac „pod jednou softvérovou strechou“.

Ak ste SZČO, ktorá vedie len jednoduché účtovníctvo alebo daňovú evidenciu, možnosti máte o niečo širšie. Väčšine z vás bude pravdepodobne postačovať dobrá aplikácia pre online fakturáciu, ktorá vám pomôže získať prehľad o výdavkoch a príjmoch, ponúkne adresár pre obchodné kontakty či prepojenie s účtom.

Niektoré aplikácie pre jednoduché účtovníctvo poskytujú aj software zadarmo. Spravidla ide o štartovacie balíky, ktoré umožňujú najmä rýchlu fakturáciu či tvorbu ponúk. Balíky zadarmo však môžu byť obmedzené počtom dní (napríklad 30 dní na skúšku zadarmo) alebo počtom záznamov, ktoré vás neskôr pravdepodobne privedú k rozšíreniu vo forme platených služieb. Po takomto otestovaní však už budete s určitosťou vedieť, či sa vám do programu oplatí investovať.

Ak vám takéto programy už funkčne nepostačujú (napríklad z dôvodu prijatia zamestnancov a vedenia mzdového účtovníctva) a potrebujete zvládnuť rastúcu administratívu, riešením je prejsť na robustnejší ekonomický software.

Prečítajte si tiež: Ako správne vypočítať čistú mzdu zamestnanca

Každopádne, kvalitný účtovnícky program oceníte najmä v prípadoch, ak:  

• vás fakturácia oberá o čas, ktorý by ste mohli venovať podnikaniu,
• je váš pôvodný spôsob vedenia účtovníctva už zdĺhavý a neprehľadný,
• sa strácate v neustálych legislatívnych zmenách,
• by ste kvôli rozrastajúcej sa agende potrebovali prijať nového zamestnanca,
• ste začali prijímať zamestnancov a potrebujete viesť mzdové účtovníctvo,
• ste si otvorili e-shop a potrebujete ho napojiť na účtovný systém,
• potrebujete viesť sklad,
• chcete mať celé účtovníctvo zastrešené jedným programom.

Ako vybrať účtovný program?

Každá zmena v podnikaní si vyžaduje čas a financie, preto sa oplatí urobiť ju len raz a poriadne, ideálne s perspektívou na niekoľko rokov. Inak to nie je ani s výberom a implementáciou nového účtovníckeho programu. Ak sa v tomto kroku unáhlite, môžete si spôsobiť nemalé komplikácie. Podnikatelia sa potom často sťažujú napríklad na to, že: 

• im v účtovnom programe chýbajú niektoré dôležité funkcie,
• práca v účtovnom programe je príliš zložitá a zdĺhavá,
• im chýba možnosť zaškolenia a používateľské licencie pre nových zamestnancov,
• zákaznícka podpora nie je dostatočná,
• program je príliš drahý,
• dodávateľ prestal program aktualizovať a podobne.

Na trhu dnes pritom nájdete množstvo inteligentných účtovných programov. V skutočnosti väčšina stabilných dodávateľov ponúka naozaj kvalitné softvérové riešenia. K problémom dochádza spravidla preto, že podnikatelia si nedali tú námahu vybrať ten správny účtovný systém vzhľadom na potreby vlastnej firmy. 

Ak sa chcete tejto chybe vyhnúť, hneď na začiatku dôkladne zvážte odpovede na tieto otázky: 

• Aký druh účtovníctva budete viesť? Jednoduché účtovníctvo, podvojné účtovníctvo, daňová evidencia? 
• Aký balík funkcií naozaj potrebujete? Ktoré funkcie sú pre vás nevyhnutné? Ktoré funkcie uvítate, prípadne ich budete potrebovať vyhliadkovo? Ktoré funkcie sú nadbytočné a môžu vám zbytočne skomplikovať prácu?
• Koľko ľudí bude v účtovnom systéme pracovať? Koľko používateľských licencií budete potrebovať?
• Koľko môžete/chcete do účtovného softvéru investovať? S akou vstupnou investíciou počítate? Koľko si môžete dovoliť vyčleniť na prevádzku systému na ročnej báze?

Požiadavky na funkcie účtovných softvérov

Väčšina dodávateľov účtovných softvérov má v ponuke rôzne úrovne programových balíčkov, ktorými dokáže pokryť potreby podnikateľov od živnostníkov a malých firiem až po veľké spoločnosti. Pri rozhodovaní preto zvážte predovšetkým:

#1 Základné funkcie softvéru

V základnom účtovnom programe môžete najčastejšie očakávať tieto funkcie:

• jednoduché alebo podvojné účtovníctvo,
• fakturácia,
• adresár,
• objednávky,
• financie,
• mzdová agenda,
• daňová evidencia,
• evidencia majetku a podobne. 

#2 Rozšírené funkcie softvéru

V závislosti od potrieb vašej firmy môžete hľadať vyššie programové balíky alebo doplnky k účtovným programom obsahujúce niektoré z týchto funkcií:

• reporting, analýzy, 
• kniha jázd, cestovné príkazy,
• skladové hospodárstvo,
• prepojenie s e-shopom,
• napojenie na pokladňu a ďalšie. 

Náš tip: Dodávatelia väčšinou poskytujú možnosť vyskúšať si ich účtovný softvér zadarmo v tzv. demo verzii. Môžete sa tak zoznámiť s používateľským prostredím, overiť si jednotlivé funkcie, výstupy a zostavy. Následne sa rozhodnete, či plynule prejdete na plnú platenú verziu alebo si vyberiete iný účtovný program.

#3 Dodávateľ účtovného programu

Ďalším atribútom, ktorý sa oplatí pred kúpou účtovného programu rozhodne prehodnotiť, je spoľahlivosť a odbornosť dodávateľa. Vyberte si softvér od spoločnosti, ktorá funguje na trhu stabilne niekoľko rokov. Zabehnuté spoločnosti nielenže poskytujú kvalitnejšie a komplexnejšie služby, ale je tiež predpoklad, že na trhu vydržia a budú svoje produkty pravidelne aktualizovať a naďalej podporovať.

Skôr, než sa pre nejaký softvér definitívne rozhodnete, zistite si referencie a hodnotenia iných podnikateľov, ideálne firiem podobného zamerania alebo veľkosti, ako je tá vaša. Určite sa tiež uistite, či vami zvolený dodávateľ poskytuje aj programové balíky s pokročilými funkciami, prípadne doplnkové produkty k vami zvolenému účtovnému programu. Môžete si tak byť istí, že ak sa vaše podnikanie v budúcnosti rozrastie alebo posunie aktuálne neplánovaným smerom, jednoducho si svoj účtovný program rozšírite, napríklad o sklady alebo mzdy. Nebudete tak musieť opätovne riešiť výber a implementáciu nového účtovného softvéru.

#4 Kvalita podpory: Komunikácia a návody

Zvoleného dodávateľa sa pýtajte aj na spôsob, akým komunikuje s klientmi – či už pri samotnej implementácii systému alebo pri jeho ďalšej prevádzke vo firme. Zistite si, aká je odozva podpory, ako rýchlo dokáže vyriešiť vzniknuté problémy, či poskytuje telefonickú inštruktáž, manuály alebo videonávody. 

Zaujímajte sa o to, ktoré služby podpory získate k zvolenému programu automaticky a ktoré si budete musieť priplatiť. Dokážete tak predísť značným komplikáciám.

#5 Cena účtovného programu

Pri prehodnocovaní ceny účtovného softvéru zvážte všetky súčasné aj budúce náklady. Dajte si pozor nielen na cenu samotnej licencie, ale aj na platby za potrebné odborné školenia, podporu, prípadný servis a rozšírenia, ktoré by ste v budúcnosti mohli vo vašej firme potrebovať. 

Informujte sa u dodávateľa, koľko by vás perspektívne mohla stáť zmena typu licencie v prípade, ak budete potrebovať pridať viacerých používateľov alebo prejsť na vyšší balíček. Tiež si preverte výšku nákladov na prípadné hardvérové vylepšenia, ak budú potrebné.

#6 Náročnosť implementácie účtovného programu

Zaujímajte sa o náročnosť implementácie zvoleného účtovného programu vo vašej firme. Zistite si, aké sú minimálne a optimálne systémové požiadavky, či budete musieť investovať do nových technológií, aké sú možnosti importu vašich aktuálnych dát a možnosti zaškolenia zamestnancov do práce v systéme. 

Overte si, či dodávateľ poskytuje úvodné školenia v cene alebo ich budete musieť dofinancovať, či existuje možnosť online školení, individuálneho zaškolenia lektorom, prípadne školenia priamo vo vašej firme.

#7 Ďalšie dôležité vlastnosti účtovného programu

Prácu v každom účtovnom programe zásadne ovplyvňuje jeho používateľské prostredie. Malo by byť zmysluplne usporiadané, prehľadné, v zásade jednoduché a intuitívne. Obraz si najrýchlejšie urobíte vďaka videonávodom alebo videoukážkam práce v jednotlivých systémoch, prípadne testovaním vyššie spomínaných demo verzií.

Pri testovaní softvéru si všímajte aj rýchlosť odozvy. Reaguje systém pružne a rýchlo aj pri komplikovanejších procesoch alebo je strnulý a pomalý? Pýtajte sa, ako sa mení rýchlosť odozvy pri vyššom zaťažení, napríklad pri súčasnej práci viacerých používateľov. Aj menšie zdržania budú postupne pri rutinnej práci otravné.

Dôležitým atribútom sú aj výstupy, ktoré dokáže vami zvolený účtovný program generovať. Zistite si, aké prehľady a štatistiky budete mať k dispozícii, na základe akých parametrov si dokážete usporiadať výstupné dáta, či budete mať jednotlivé údaje dostupné aj v grafickej podobe, aké tlačové zostavy budete môcť vytvárať a odosielať partnerom alebo externému účtovníkovi.

Na záver si nezabudnite overiť, ako budú vaše dáta v účtovnom systéme zabezpečené. Pýtajte sa, kde budú uložené (priamo u používateľa alebo na serveri), ako je zabezpečené zálohovanie, ako sa budú presúvať po sieti. Ak bude v účtovnom systéme pracovať viac používateľov, zistite si tiež, do akej miery dokážete špecifikovať ich prístupové oprávnenia.